Az ember azt gondolná, hogy a csapaton belüli munka során az együttműködés egyszerűvé és kézenfekvővé válik. Könnyen eshetünk abba a hibába, hogy azt gondoljuk, hogy a projekt tagjai közül mindenkinek hasonló elképzelése van arról, hogy az együttműködés valójában mit jelent. Az igazság az, hogy az együttműködés néha több problémát okozhat, mint gondolnánk.
Ha azt akarja, hogy együttműködési projektje sikeres legyen, íme az SDR Consulting által javasolt tíz alapvető szabály a sikeres csapatmunka együttműködési rendeszerének kialakításához. Ezek követése és beillesztése a vállalati "folklórba" csökkenti a céges munkafolyamatok elcsúszását, és segítik a projekt szemlélet eredményességét.
1. Világos célok
Ez a szabály valószínűleg a legnyilvánvalóbb, ám meglepően sok együttműködés kudarcot vall, mert nem mindenki biztos abban, hogy milyen célt kell elérni. A közös jövőkép, az elfogadott mérföldkövek, a rejtett napirendek hiánya és a közös cél a végén mind szükségesek a sikeres együttműködéshez. Például a nagy és összetett együttműködési projektek esetén az együttműködési charta elkészítése biztosítja az érdekelt felek közötti előzetes megállapodást. Ez ad referenciapontot/referenciapontokat, ha a folyamatok elakadnak a közös cél felé vezető úton.
2. Megfelelő emberek a megfelelő szerepekbe
Amikor például saját projektcsapatot épít, melynek Ön is részese, akkor NE olyan emberekkel töltse fel a projektet, mint amilyen Ön. Olyan projekttársakat keressen akik mindannyian más és más részterületen és/vagy kompetenciában erősek. Így feladatvégzésük során nem egymást ismétlik, hanem hozzátesznek a folyamatokhoz. Optimalizálja a projekt létszámát! Törekedjen arra, hogy mindig csak annyi ember dolgozzon egy projektben amennyire tényleg szükség van. Ez csökkenti a téves kommunikáció valószínűségét, és könnyebben áttekintheti mindenki tevékenységét, ez egy újabb lépés lehet a sikeres együttműködés felé. Miután összeállította a csapatot, döntse el, hogy ki mit csinál először, majd ellenőrizze azt, hogy mindenki tudja-e a felelősségét és a csapat sikeréhez szükséges szerepét. Próbálja meg a lehető legstabilabban tartani a csapattagságot, hogy ne vesszen el tudás és az információ csak azért, mert valaki például kiesik a csapat munkavégzéséből. Ha ez nem sikerül, akkor a négyes számú szabály segíthet!
3. Források, eszközök és struktúrák
Sajnos nem elég, ha a megfelelő emberek vannak a helyükön a sikeres együttműködéshez - biztosítani kell a megfelelő erőforrásokat, hogy a projekt tagjai rendelkezzenek a szerepük végrehajtásához velük. Függetlenül attól, hogy ez finanszírozás, munkaórák biztosítása, változtatás meghozatalának engedélye vagy az információkhoz való hozzáférés - győződjön meg arról, hogy a csapat egyes tagjai is sikeresek. Ha nem, akkor csak csalódni fognak azért, mert nem tudnak előrehaladni, és a fogaskerekek inkább magukban forognak, nem pedig egymásba kapaszkodva viszik előre a folyamatokat. Legyen mindig nyitott! Az új együttműködési eszközök és együttműködési technológiák bevezetése, segítheti a projekt és ezáltal a kapcsolódó összes üzleti folyamat hatékonyságát. Az együttműködési technológiák különösen akkor válnak fontossá, ha a csapata virtuális csapat, és nem ugyanazon a fizikális helyen dolgozik.
4. Nyilvántartás
Az emberi memória nem megfelelő "eszköz" egy projekt - a vélemények, visszajelzések és megállapodások - nyilvántartásának vezetéséhez. A nyilvántartások vezetése és a beszélgetések nyomon követése nem lehet nehéz megfelelő applikációk alkalmazásával. (Néhány könnyen integrálható applikáció bemutatásában és bevezetésében az SDR Consulting tud segítséget nyújtani az Ön vállalkozásának!). Ma már több olyan egyszerűen használható együttműködési eszköz van, ami lehetővé teszi, hogy a projekt tagjai láthassák a folyamat aktuális állapotát, tudjanak kommunikálni részfeladatokat delegálni, ellenőrző pontokat beiktatni, hogy semmilyen információ ne vesszen el.
5. Elszámoltathatóság és elkötelezettség
Az elszámoltathatóság láthatatlan kötelékként szolgál a projekt tagjai között, összekapcsolva őket egy olyan céllal, amely elérésében mindenki érdekelt. Gondoskodjon arról, hogy a csapat tagjai elszámoltathatók legyenek mind az egyéni, mind a csoportos eredményekért. Miután megteremtettük az elszámoltathatóságot, az elkötelezettség növekszik azért, hogy minden egyes csapattag aktív partner legyen a produktum létrehozásában. A célok és feladatok széles köre iránti elkötelezettség túlmutat az önérdek által motivált és a sikeres együttműködés végpontjára összpontosító célokon.
6. Bizalom és tisztelet
A bizalom és a tisztelet kéz a kézben jár a munkakapcsolatok és a hatékony csapatok kialakításában. Azok a csapattagok, akik bíznak egymásban, nyitottabbak az új ötletekre, és készen állnak arra, hogy közös felelősséget vállaljanak az eredményért. Segítsen a csapattagoknak megteremteni hitelességüket, ösztönözze őket a nyitottságra, a kommunikációra, valamint az őszinte és konstruktív viselkedésre minden interakciójuk során. Az intenzív együttműködés nem feltétlenül teszi a projekt tagjait a legjobb barátokká, ám a válság vagy a stressz pillanataiban a bizalom és tisztelet biztosítja a többi csapattag képességeibe vetett hitet.
7. Információmegosztási és kommunikációs protokollok
A nyílt és a gyakori kommunikáció a sikeres együttműködés abszolút lényege bármely csapat számára, és a projekt együttműködési alapszabályának egyik kulcsfontosságú eleme kell, hogy legyen.
Az információmegosztás képessége és hajlandósága az üzleti élet egyik lényeges szempontja, tehát fontosságát egyszerűen nem szabad lebecsülni. A kommunikációs vonalak és az információmegosztási módok meghatározásakor komolyan mérlegelni kell azokat az eszközöket, amelyek elősegítik (vagy akadályozzák) az együttműködést.
8. A készségek és perspektívak sokszínűsége
A sokszínű készségek szükségesek a közös célok eléréséhez, mivel minden csapattárs valami más értéket képvisel az együttműködés és a csapat sikerének törekvésein belül. Ha a projekt tagjainak képességei szerteágazóak és nem hasonlóak, akkor nem fedik egymást a képességek és végeznek el esetleg duplikáltan egy-egy részfeladatot.
9. Folyamat és tervezés
Általános igazság, hogy senkinek nem szereti a kontrollt, de kis struktúrát helyezve egy együttműködési projektbe, segítséget nyújt a folyamatok, a feladatok és a szerepek tisztázásában, biztosítja, hogy az egyéni hozzáadott értékek jobban igazodjanak a végső célok megvalósításához. A terveknek és folyamatoknak rugalmasnak és alkalmazkodóképességnek kell lenniük (lásd a 10. szabályt!), De elég világosnak kell lenniük ahhoz, hogy az emberek megértsék azokat az irányelveket, amelyekben működniük kell. Amikor mindenki megérti az alapszabályokat a kezdő lépéstől kezdve, az ötletek simán és szabadon áramolhatnak, könnyebben áttérve a koncepcionálisról a konkrétra.
10. Rugalmasság
A fenti kilencedik szabály ellenpontjaként tudnod kell, mikor kell megszegni a szabályokat, és mikor kell kissé enyhíteni a felállított szabályok szigorúságán. Ha dogmatikus vagy rugalmatlan bármilyen együttműködési vagy csoportszituációban, az csak a benne szereplők elidegenítését szolgálja, és veszélyeztetheti a célok elérését, sőt akár a teljes projekt célkitűzését is.
Comentarios